Phân biệt nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ

Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là những tư liệu vô cùng cần thiết trong bất cứ doanh nghiệp nào để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Những hiểu biết về các vấn đề này sẽ giúp cho doanh nghiệp có được cách hạch toán đúng đắn về nhóm hàng tồn kho, từ đó có thể tối thiểu chi phí và tối đa hóa lợi nhuận một cách hiệu quả nhất. Vậy nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là gì? Chúng có những đặc điểm gì giống và khác nhau.

1. Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là gì ?

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng đầu tiên của quá trình sản xuất ra sản phẩm trong doanh nghiệp. Nói cách khác, nguyên vật liệu là tư liệu sản xuất, đối tượng lao động mà doanh nghiệp mua bên ngoài hoặc tự chế biến, dự trữ để chế tạo, biến đổi nhằm tạo ra sản phẩm phục vụ sản xuất, kinh doanh.

Về công cụ dụng cụ, những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn để trở thành tài sản cố định thì đều được xếp vào loại công cụ dụng cụ. Theo thông tư 200/2014/TT-BTC  của Bộ Tài chính, công cụ dụng cụ là những tài sản thỏa mãn các điều kiện: có giá trị < 30.000.000 đồng hoặc có thời gian sử dụng dưới 1 năm. Công cụ dụng cụ cũng tham gia vào một hay nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị bị hao mòn dần và được phân bổ trong quá trình sử dụng, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng giống như tài sản cố định. Tuy nhiên về mặt quản lý và hạch toán thì lại tương tự như nguyên vật liệu. 

2. Phân loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ

Phân loại nguyên vật liệu

Các loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp rất phong phú, vì vậy để có thể quản lý và sử dụng có hiệu quả cần phải tiến hành phân loại các loại nguyên vật liệu. Tuỳ theo yêu cầu, đặc điểm mà doanh nghiệp thực hiện phân loại theo các cách khác nhau:

Phân loại theo công dụng của nguyên vật liệu có các loại:

• Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu thường có trong các doanh nghiệp sản xuất, là yếu tố chủ yếu cấu thành nên sản phẩm. Nguyên liệu là thuật ngữ để chỉ đối tượng chưa qua các quá trình chế biến công nghiệp, còn vật liệu dùng để chỉ những nguyên liệu đã trải qua bước sơ chế. Nguyên vật liệu chính cũng bao gồm các thành phẩm được mua bên ngoài để phục vụ cho quá trình sản xuất như doanh nghiệp sản xuất xe đạp mua săm, lốp, xích,… để lắp ráp thành chiếc xe đạp.
• Vật liệu phụ: là những vật liệu không trực tiếp cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có tác dụng phục vụ trong quá trình sản xuất, nó được sử dụng kết hợp với nguyên, vật liệu chính làm thay đổi hình dáng, tăng chất lượng, giá trị của sản phẩm. Vật liệu phụ được sử dụng để hỗ trợ cho công cụ lao động hoạt động một cách tốt nhất hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Ví dụ như thuốc tẩy, thuốc nhuộm trong các doanh nghiệp dệt may…
• Nhiên liệu là những vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng cho các hoạt động như sản xuất, vận tải…Về thực chất nhiên liệu là vật liệu phụ nhưng do đặc tính riêng của nó nên được tách riêng thành một nhóm để thuận tiện cho việc hạch toán và quản lý.
• Phụ tùng thay thế: gồm các loại vật liệu chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, công cụ sản xuất, phương tiện vận tải…
• Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị cần thiết cho việc xây dựng cơ bản, bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, các vật kết cấu tự sản xuất hoặc mua ngoài được sử dụng trong doanh nghiệp.
• Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được thuộc các nhóm ở trên. Vật liệu khác ở đây chủ yếu là phế liệu được thải ra từ quá trình sản xuất sản phẩm hoặc thu hồi từ quá trình thanh lý tài sản cố định.

Phân loại theo nguồn hình thành gồm 3 loại:

• Nguyên vật liệu tự có: doanh nghiệp tự chế biến, tạo ra để phục vụ cho nhu cầu sản xuất.
• Nguyên vật liệu mua ngoài: là loại nguyên vật liệu doanh nghiệp mua từ thị trường trong nước hoặc do nhập khẩu.
• Nguyên vật liệu khác: là loại nguyên vật liệu hình thành do được biếu, tặng, góp vốn…

Phân loại theo mục đích sử dụng gồm:

• Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất kinh doanh
• Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: dùng cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp.

Phân loại công cụ dụng cụ

Theo quy định hiện nay, những tư liệu lao động sau đây không phân biệt thời gian sử dụng và giá trị vẫn được coi là công cụ dụng cụ

• Các ván khuôn, đà giáo, công cụ, dụng cụ chuyên dùng cho sản xuất xây lắp
• Các loại bao bì được bán kèm theo hàng hóa sản phẩm có tính tiền riêng, nhưng trong quá trình bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ ở trong kho có tính đến hao mòn để khấu trừ dần vào giá trị của bao bì.
• Những đồ nghề, dụng cụ có chất liệu bằng thủy tinh, sành, sứ.
• Phương tiện dùng để quản lý, đồ dùng văn phòng.
• Quần áo, giày dép chuyên dụng dùng để làm việc,…
• Giống như nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cũng được phân loại theo các tiêu thức khác nhau để tiện cho việc quản lý.

Phân loại theo phương pháp phân bổ

Loại phân bổ 1 lần: áp dụng cho công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ và thời gian phân bổ ngắn nên thường đưa thẳng vào chi phí của doanh nghiệp. Có thể coi đây là loại công cụ dụng cụ không cần phải phân bổ trong thời gian sử dụng.
Loại phân bổ nhiều lần: loại phân bổ này thường áp dụng đối với những công cụ dụng cụ có giá trị từ vừa đến lớn, các công cụ dụng cụ chuyên dùng và có thời gian phân bổ lâu dài. Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC các tài sản là công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển,… không đáp ứng yêu cầu ghi vào tài sản cố định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp nhưng tối đa không quá 36 tháng. Nếu quá thời gian 36 tháng thì chi phí sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Phân loại theo tính chất quản lý và mục đích sử dụng

• Công cụ dụng cụ 
• Bao bì luân chuyển
• Đồ dùng dùng để cho thuê
• Công cụ dụng cụ dùng cho mục đích quản lý doanh nghiệp
• Công cụ dụng cụ dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh
• Công cụ dụng cụ được dùng cho mục đích khác.

3. Sự khác nhau giữa nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ

Đều là những chỉ tiêu thuộc nhóm Hàng tồn kho của doanh nghiệp, tuy nhiên nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ vẫn có một số điểm khác biệt dưới đây

>>> Xem thêm: Hướng dẫn các nghiệp vụ liên quan đến công cụ dụng cụ