by Cách hạch toán kế toán Doanh nghiệp (DN) vận tải trong nước, cụ thể như sau:
1. Hướng dẫn cách lập định mức nhiên liệu trong đơn vị kinh doanh vận tải
Trong lĩnh vực vận tải, chi phí nhiên liệu chiếm phần lớn trong giá thành, việc xác định chi phí nhiên liệu trong tổng thể giá thành rất quan trọng khi Quyết toán thuế. Về tỷ lệ chi phí nhiên liệu so với doanh thu thì tùy thuộc vào nhiều yếu tố:
- Phương tiện: Loại xe, tải trọng, năm sản xuất, nước sản xuất.
- Cung đường vận tải: Đồng bằng, miền núi,…
- Cự ly vận chuyển.
- Khối lượng hàng hóa vận chuyển.
- Tính chất hàng hóa vận chuyển (Vận chuyển gỗ nhưng gỗ tròn sẽ khác với gỗ kiện hay gỗ xẻ thành phẩm, vận chuyển hàng đông lạnh, tươi sống khác với hàng khô;…).
Khi tiến hành lập định mức nhiên liệu, vật liệu cho 1 phương tiện vận tải, thường căn cứ vào chính bản thân phương tiện đó và tính chất của cung đường mà trên đó, phương tiện này thực hiện vận chuyển.
Khi một phương tiện vận tải thực hiện công việc vận chuyển, căn cứ vào cự ly vận chuyển, khối lượng và tính chất hàng hóa vận chuyển, kết hợp với định mức nhiên liệu đã có. Tính ra được lượng nhiên liệu mà phương tiện này sử dụng để thực hiện công việc, và lượng nhiên liệu đó là một phần trong giá thành cung cấp dịch vụ vận tải. Cự ly vận chuyển, khối lượng hàng vận chuyển, tính chất hàng vận chuyển được căn cứ từ hóa đơn đầu ra xuất cho khách hàng.
2. Yêu cầu đối với công việc kế toán DN vận tải trong nước
Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của kế toán là theo dõi doanh thu, chi phí, lỗ lãi của từng mảng kinh doanh.
- Đối với hoạt động vận tải: Theo dõi được doanh thu, chi phí, lãi lỗ từng đầu xe.
- Đối với hoạt động kinh doanh phương tiện vận tải: Theo dõi được doanh thu, giá vốn và lãi lỗ từng phương tiện kinh doanh.
- Đối với hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa: Theo dõi lịch trình, thời gian bảo dưỡng của từng xe, chi phí từng lần sửa chữa.
3. Tài khoản và theo dõi chi phí trong doanh nghiệp vận tải
Danh mục tài khoản: Thực hiện hạch toán chi phí, tính giá thành ở TK 154
Đối tượng chi phí: Theo dõi theo từng đối tượng chi phí hoặc đầu xe, hợp đồng hay mảng kinh doanh.
4. Nghiệp vụ vận tải
Ghi nhận chi phí trực tiếp
Chi phí xăng/dầu xe
- Nhân viên lái xe nộp các phiếu mua xăng/dầu cho phòng kế toán khi kết thúc ca hoặc định kỳ.
- Đơn vị cung cấp xăng/dầu gửi bảng kê tiền xăng từng ngày theo từng đầu xe.
- Phòng kế toán kiểm tra đối chiếu với bảng kê, đối chiếu với số xăng/dầu tiêu hao của từng xe trên cơ sở định mức tiêu hao nhiên liệu và quãng đường.
- Hạch toán chi phí xăng:
Nợ TK 154
Có TK 331, 111, 112 (Chi tiết cho từng đầu xe, hay từng hợp đồng).
Ngoài chi phí nhiên liệu chính, ta còn nhiên liệu phụ là dầu mỡ nhờn, dầu thắng,… các loại này thường được thay thế định kỳ (Trong điều kiện bình thường là 01 tháng và cũng có thể là sau một số chuyến cụ thể); Tùy thuộc vào từng loại xe mà khối lượng thay thế cũng khác nhau, bao nhiêu thì cần phải có tư vấn của bộ phận kỹ thuật hay lái phụ xe.
Chi phí lương lái xe
- Tiền lương lái phụ xe, tùy thuộc vào mỗi đầu phương tiện, cung đường vận chuyển, cự ly vận chuyển và tính chất hàng hóa vận chuyển mà mỗi đầu phương tiện có thể có 1, 2 hoặc 3 người đi kèm (2 lái, 1 phụ, hoặc cả 3 lái xe).
- Kế toán xác định doanh thu khi lái xe kết thúc ca.
- Kế toán đối chiếu với bảng định mức doanh thu để tính lương cho từng ca. Bảng định mức doanh thu để tính lương. Có thể tính trực tiếp tiền lương của từng lái xe, hoặc phân bổ nếu không tính lương trực tiếp cho từng lái xe được.
- Hạch toán lương lái xe:
Nợ TK 154/
Có TK 334 (Chi tiết cho từng đầu xe và nhân viên lái xe).
Chi phí sản xuất chung
- Nếu ít có thể ghi hết vào giá thành, nếu lớn thì phân bổ theo nhiên liệu sử dụng.
- Chi phí săm lốp (Nếu có): Cũng phải được định mức (Theo số Km vận chuyển).
- Các khoản chi mua vật tư, phụ tùng thay thế, sửa chữa thường xuyên phương tiện.
- Các khoản chi bảo trì, bảo dưỡng (Khăn lau, xà phòng, xăng/dầu, các hóa chất,…).
- Các khoản phí, lệ phí: Giao thông, đường bộ, bến bãi, đăng kiểm, bảo hiểm,…
- Tiền lương bộ phận kỹ thuật, bộ phận điều độ.
- Chi phí dụng cụ, đồ nghề cho xưởng sửa chữa, cho bộ phận kỹ thuật.
- Chi sửa chữa thường xuyên cho nơi đậu đỗ phương tiện, xưởng sửa chữa.
- Chi phí khấu hao.
- Hạch toán chi phí
Nợ TK 154
Có TK 111, 112 (Chi tiết theo từng đầu xe, nhân viên lái xe).
Việc sửa chữa, thay thế thiết bị cũng được theo dõi theo từng đầu xe và quãng đường thực hiện để tính định mức thay thế lốp, phụ tùng khác cho từng xe.
Chi phí khấu hao
Hạch toán trực tiếp cho từng xe, hoặc phân bổ cho từng hợp đồng.
Nợ TK 154
Có TK 214 (Chi tiết theo từng đầu xe, nhân viên lái xe).
Chi phí khác
Hạch toán
Nợ TK 642, 641
Có TK 111, 112 (Chi tiết theo từng đầu xe, nhân viên lái xe, hay phân bổ cho từng hợp đồng).
Ghi nhận doanh thu trực tiếp
Phòng kế toán căn cứ vào Bảng lịch trình xe (Đã được duyệt) để lập bảng kê chi tiết doanh thu và thu tiền của nhân viên lái xe.
Hạch toán:
Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 513, 3331 (Chi tiết cho từng xe, từng hợp đồng).
Ghi nhận chi phí gián tiếp và phân bổ
Các chi phí gián tiếp bao gồm: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN (Hạch toán thông thường) => Không ghi nhận chi tiết.
Phân bổ cho từng mảng kinh doanh, từng xe để xác định lãi lỗ của từng mảng kinh doanh, từng hợp đồng, hoặc từng đầu xe.
Xác định kết quả kinh doanh
Căn cứ vào doanh thu, chi phí trực tiếp hoặc chi phí phân bổ của từng đầu xe, từng hợp đồng hay mảng doanh thu để tính toán:
Lãi, lỗ = Doanh thu – Chi phí trực tiếp – Chi phí phân bổ
5. Nghiệp vụ sửa chữa, bảo dưỡng
Sửa chữa bảo dưỡng cho đối tượng trong DN
- Doanh thu, chi phí chi tiết từng đầu xe, nhân viên lái xe.
-
Chi phí phụ tùng sửa chữa:
- Khi mua về nhập kho, ghi:
Nợ TK 152
Có TK 331, 111, 112
- Khi xuất dùng, ghi:
Nợ TK 154
Có TK 152
- Chi phí lương cho nhân viên sửa chữa:
Nợ TK 154/
Có TK 334
- Chi phí khác:
Nợ TK 642
Có TK 331, 111, 112
- Doanh thu:
Nợ TK 131, 111, 112
Có TK 512 (Chi tiết từng xe, nhân viên sửa chữa)
Sửa chữa, bảo dưỡng cho đối tượng ngoài DN
- Doanh thu, chi phí chi tiết từng đầu xe, nhân viên lái xe
-
Chi phí phụ tùng sửa chữa:
- Khi mua về nhập kho, ghi:
Nợ TK 152/
Có TK 331, 111, 112
- Khi xuất dùng, ghi:
Nợ TK 154
Có TK 152
- Chi phí lương cho nhân viên sửa xe:
Nợ TK 154
Có TK 334
- Chi phí khác:
Nợ TK 642
Có TK 331, 111, 112
- Doanh thu:
Nợ TK 131, 111, 112
Có TK 513,3331 (Chi tiết từng xe, nhân viên sửa chữa)
6. Hạch toán một số nghiệp vụ chính:
- Mua xăng dầu, nhiên liệu, ghi:
Nợ TK 152
Nợ TK 1331
Có TK 111, 112, 331
- Xuất kho nhiên liệu cho xe, ghi:
Nợ TK 621 (Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC là TK 1541)
Có TK 152
Trường hợp khoán nhiên liệu cho lái xe:
- Khi ứng tiền cho lái xe mua nhiên liệu, ghi:
Nợ TK 141
Có TK 111
- Cuối kỳ thanh lý Hợp đồng khoán, ghi:
Nợ TK 621
Nợ TK 133
Có TK 141
- Kết chuyển toàn bộ chi phí nhiên liệu trong kỳ, ghi:
Nợ TK 154 (Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Có TK 621
Nợ TK 154 (Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
Có TK 152
Chi phí nhân công
- Tính lương lái xe, ghi:
Nợ TK 622 (TK 15412)
Có TK 334
- Trích BHXH, BHYT, BHTN, ghi:
Nợ TK 622 (TK 15412)
Có TK 3383
Có TK 3384
Có TK 3388
- Trả lương, ghi:
Nợ TK 334
Có TK 1111, 112
- Chi phí khấu hao phương tiện (Khấu hao TSCĐ):
Nợ TK 627 (Nợ TK 15413)
Có TK 214
- Chi phí khác:
Nợ TK 627 (Nợ TK 15418)
Có TK 111, 112, 331
Trích trước chi phí săm lốp:
- Khi mua hoặc sửa lốp, ghi:
Nợ TK 242
Có TK 111, 112
- Chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642
Nợ TK 1331
Có TK 111, 112
Doanh thu:
- Khi xuất hóa đơn GTGT cho khách, ghi:
Nợ TK 131, 111, 112
Có TK 511
Có TK 3331
- Nếu có chiết khấu, giảm giá, ghi:
Nợ TK 521
Nợ TK 3331
Có TK 111, 112, 131
Cuối kỳ kết chuyển
- Kết chuyển chi phí vào giá vốn, ghi:
Nợ TK 154 (Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Có TK 621
Có TK 622
Có TK 627
Nợ TK 154 (Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
Nợ TK 632: Kết chuyển giá vốn
Có TK 154
- Kết chuyển cuối kỳ, ghi:
Nợ TK 911
Có TK 632
- Kết chuyển doanh thu, ghi:
Nợ TK 511
Có TK 911
- Kết chuyển chi phí quản lý DN, ghi:
Nợ TK 911
Có TK 642
- Xác định kết quả kinh doanh, ghi:
Lỗ : Nợ TK 421/Có TK 911
Lãi: Nợ TK 911/Có TK 421.
>>> Xem thêm: Phần mềm kế toán làm cho nhiều công ty
