by Công việc của kế toán liên quan rất nhiều đến sổ sách và chứng từ, nếu không biết cách sắp xếp, lưu trữ không hợp lý sẽ mất rất nhiều thời gian tìm kiếm. Bài viết dưới đây là tổng hợp một số kinh nghiệm về sổ sách kế toán. Hi vọng sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc.
1. Cách sắp xếp chứng từ kế toán
1.1 Chứng từ đầu vào
- Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kèm phiếu chi tiền mặt.
- Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng chuyển khoản thì kèm ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ vào phía sau hóa đơn.
- Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN (đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu < 100 triệu đồng/năm).
1.2 Chứng từ đầu ra
- Hóa đơn bán hàng thu bằng tiền mặt của khách hàng thì kèm phiếu thu (kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT hoặc liên 2 của hóa đơn bán hàng).
- Hóa đơn bán hàng khách hàng chuyển khoản thì kèm theo giấy báo có (bản photo).
1.3 Chứng từ kho
- Phiếu nhập kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa
- Phiếu xuất kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn bán ra liên 3 hoặc liên 2 đối với hóa đơn bán hàng.
2. Chứng từ về thuế
- Tờ khai thuế GTGT hàng tháng nếu nộp cho cơ quan thuế trực tiếp về công ty bạn phải lưu cẩn thận, sắp xếp theo từng tháng.
- Tờ khai thuế GTGT hàng tháng nếu nộp cho cơ quan thuế qua mạng sau khi nộp thành công bạn download file về lưu 1 bản ở máy tính và tải chứng minh đã gửi tờ khai qua mạng do Tổng Cục thuế gửi vào địa chỉ mail đăng ký.
- Giấy nộp tiền thuế môn bài đính kèm với tờ khai thuế môn bài đã nộp (nếu có).
- Giấy nộp tiền thuế TNDN tạm tính hàng quý.
- Sổ phụ ngân hàng đóng theo tháng hoặc theo năm kèm theo UNC và các giấy nộp tiền.
Việc sắp xếp các hồ sơ, chừng từ một cách khoa học sẽ giúp tiết kiệm thời gian cũng như công việc được hoàn thành tốt hơn
3. Cách sắp xếp hồ sơ kế toán
3.1 Hồ sơ khai thuế năm
- Báo cáo tài chính
- Quyết toán thuế TNDN
- Quyết toán thuế TNCN
3.2 Hồ sơ khai thuế Quý
- Chứng từ nộp tiền thuế TNDN tạm tính
- Báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn
- Tờ khai thuế TNCN (nếu có)
- Tờ khai thuế GTGT (nếu kê khai theo quý)
3.3 Hồ sơ khai thuế tháng
- Tờ khai thuế GTGT (nếu kê khai theo tháng)
- Tờ khai thuế TNCN theo (nếu có)
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu theo tháng)
3.4 Hóa đơn
- Nếu là hóa đơn đặt in cần có
- Hợp đồng in hóa đơn
- Thông báo phát hành hóa đơn
3.5 Các hồ sơ khác gồm
- Giấy phép đăng ký kinh doanh
- Tờ khai thuế môn bài
- Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước và bảng kê các khoản phát sinh và nộp ngân sách nhà nước.
4. Cách sắp xếp sổ sách kế toán
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký thu tiền
- Sổ nhật ký chi tiền
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ cái tài khoản: tất cả các tài khoản phát sinh
- Sổ chi tiết tài khoản
- Sổ quỹ tiền mặt
- Số tiền gửi từng ngân hàng
- Bảng trích khấu hao TSCĐ
- Thẻ TSCĐ
- Bảng phân bổ CCDC
- Bảng chi tiết nhập hàng xuất tồn kho
- Sổ chi tiết công nợ phải thu
- Sổ chi tiết công nợ phải trả
- Biên bản đối chiếu công nợ đến hết năm tài chính
- Các sổ khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
Hiện nay, đa số các doanh nghiệp hạn chế việc lưu trữ hồ sơ, sổ sách theo kiểu truyền thống. Tất cả đều được lưu trữ trên các file mềm để thuận tiện hơn trong công việc báo cáo.
Với tốc độ phát triển công nghệ thông tin như hiện nay, việc lựa chọn phần mềm kế toán là giải pháp tốt nhất cho các doanh nghiệp. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp vfa hình thức kinh doanh để lựa chọn nhà cung cấp phần mềm kế toán tốt nhất.
Phần mềm kế toán Fast Accounting có đầy đủ nghiệp vụ kế toán, báo cáo và quản lý sổ sách giúp các kế toán dễ dàng hơn trong các công việc lưu trữ và hỗ trợ lập báo cáo.
Fast Accounting có 4 phiên bản khác nhau cho các loại hình sản xuất kinh doanh: dịch vụ, thương mại, xây lắp và sản xuất. Khách hàng có thể chọn mua phiên bản phù hợp.
Đăng ký dùng thử miễn phí cũng như được tư vấn hỗ trợ nhiệt tình 24/7 của FAST
Biên tập – Tổng hợp
